Competenze
- riceve, smista e spedisce materiale e corrispondenza degli uffici, curando i relativi rapporti con i gestori dei servizi;
- cura il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali;
- attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
- opera affinché la registrazione e la segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni normative e regolamentari vigenti;
- autorizza le operazioni di annullamento del protocollo;
- organizza il sistema di gestione dei flussi documentali, che comprende la registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti, lo smistamento e l'assegnazione dei documenti alle unità organizzative responsabili, la costituzione e la repertazione dei fascicoli, l'individuazione dei responsabili della conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente;
- effettua la selezione periodica dei documenti e dello scarto o trasferimento nella separata sezione
d'archivio del materiale destinato alla conservazione permanente;
- definisce i livelli di accesso ai documenti archivistici e la regolamentazione delle forme di consultazione interna ed esterna dell'archivio, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali;
- organizza e gestisce i servizi di portineria e centralino.
